受診状況等証明書は、基本的には当時の診療録（カルテ）から、当時の受診に至った経緯や、治療の内容等を書いていただく書類となっています。

なお、請求者が初診日から継続して同一の医療機関で受診されている場合は、提出された診断書によって初診日の医証（医師の証明）が確認できるため、基本的に必要ありません。

ただ、もともと診療録自体の法定の保管義務が5年となっていることから、初診時の医療機関に診療録が残っていないというケースもよくあります。
初診時の医療機関で診療録が残っておらず、受診状況等証明書を記載していただけない場合は、2つ目に受診した医療機関に問い合わせ、2つ目の病院でも診療録が残っていない場合は3つ目に受診した医療機関に問い合わせるといった感じで、一般的には診療録が残っている一番古い医療機関で記載してもらうことになります。

なお、医療機関で診療録が残っていないなど、受診状況等証明書を取得することができない場合は、取得できなかった医療機関ごとに「受診状況等証明書が添付できない申立書」を作成し、添付する必要があります。